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Takwa ePen-System ... Datenerfassung ganz einfach

Das Takwa ePen-System ist eine netzwerkorientierte Server/Clientlösung zur automatisierten Erfassung von handschriftlich dokumentierten Protokollen im medizinischen Umfeld.

Grundsätzlich können inhaltlich unterschiedlichste Formulare und Daten verwendet werden. Dabei bildet diese Softwarelösung den gesamten Workflow vom Beginn der Dokumentation bis zur Auswertung der erfassten Formulare ab.

Zusätzlich können Daten aus anderen Systemen importiert werden: Klinikinformationssystem, Laborsysteme, Buchhaltung und externe Datenquellen. Hierbei wird die Datenqualität durch einen Validierungsprozess und eine frei konfigurierbare Plausibilitätskontrolle gefördert.

Ein besonders praktischer Vorteil ist, dass die Lösung sowohl auf einem Einzelplatzrechner als auch in einem Netzwerk oder webbasiert genutzt werden kann. Für die Datenerfassung wird ein spezielles Schreibgerät mit Infrarotkamera verwendet. Der Takwa ePen liest ein patentiertes Punkteraster auf den Formularen und speichert die daraus gebildeten Vektordaten ab. Die Datenübertragung erfolgt dann per USB-Dockingstation, Bluetooth oder über ein Handy (GPRS) an den Clientrechner. Der Takwa ePen-Client führt den Datenimport durch. Dabei werden die gespeicherten Vektordaten über eine Handschrifterkennungssoftware in digitale Schrift umgewandelt. Zusätzlich erfolgt ein Abgleich mit hinterlegten Stammdaten, um die Erkennungsleistung zu erhöhen. Zusätzlich wird für jedes ausgefülltes Feld wird ein Zeitstempel hinterlegt.

Weiterhin wird der Nutzer durch die Fehlerkorrektur geführt. Fragliche und falsche Eingaben werden farblich markiert und in einem Hinweisfenster mit einer zusätzlichen Information hinterlegt. Pflichtfelder müssen vom Anwender ausgefüllt oder ergänzt werden. Durch Rückgriff auf  Stammdaten und feldbezogene, frei editierbare Wörterbücher wird der Nutzer bei der Auswahl möglicher Angaben unterstützt. Abschließend erfolgt eine Übertragung des Datensatzes an die zentrale Datenbank (Takwa ePen-FormServer) und/oder das führende System (z.B. das KIS des Hauses).

Mit dem Takwa ePen-FormServer haben Sie die Möglichkeit, das Gesamtsystem zu konfigurieren. Zentral gespeicherte Formulare können im Browser aufgerufen und verwaltet werden. Die Auswertung erfolgt mittels einer Report-Engine, die es ermöglicht, beliebige Reporte zu erzeugen. Diese können ausgedruckt oder als PDF exportiert werden. Mit Hilfe der Report-Engine ist es ebenfalls möglich, Datenexporte in beliebige Formate wie z.B. Microsoft® Excel zu erzeugen. Auch Stammdaten können manuell erfasst oder über Microsoft® Excel-Tabellen automatisiert importiert werden. Die Verteilung von Stammdaten und Updates an die dezentralen Clients übernimmt ebenfalls der Takwa ePen-FormServer.

Vorteile auf einen Blick

  • Dokumentation vor Ort geschieht in bekannter und bewährter Weise handschriftlich
  • es ist nur geringer Aufwand für Systemschulung erforderlich
  • ein Papierformular ist rechtssicher, reproduzierbar, kostengünstig, technisch fehlertolerant und einfach auszufüllen
  • Konsequenz ist eine erhebliche Zeitersparnis gegenüber anderen Erfassungstechniken
  • die Erkennungsquote beträgt über 80%, bei Ankreuzfeldern fast 100%
  • es ist eine Steigerung der Erfassungsqualität durch Plausibilitätsprozess (Stammdaten, Skripte) und Korrekturmodus möglich
  • Reduktion und Vereinfachung des Workflows durch Import vorhandener Daten (automatisierte Patientenübernahme) und Übergabe an andere Applikationen (KIS, Abrechnung)
  • zentraler Datenspeicher
  • Auswertungs- & Statistikmodul und Reportgenerator sind inklusive
  • umfangreiches Rechte- & Rollensystem
  • unterschiedlichste Formulare können verwendet werden
  • einheitliche, frei konfigurierbare Suche über unterschiedlichste Formulare

Besondere Merkmale des Takwa ePen-Systems

  • beliebige Formulare nutzbar
  • durchgängige Server-/Netzwerkstruktur
  • automatisierte Verteilung der Updates & Stammdaten von Server auf Clients
  • zentralisierte Stammdatenpflege und Systemverwaltung
  • Unterstützung von Copied und Unique Pattern (Kostenvorteil)
  • Schnittstellenkompetenz zum Datenaustausch mit den führenden Systemen, z.B. HL7, SAP®-BAPI, AGFA® ORBIS
  • Integration mobiler KVK/eGK-Lesegeräte
  • automatisierter Import vorhandener Daten
  • individuelle Validierungs- & Plausibilisierungsregeln
  • manuelle Offline-Erfassung auch ohne Stift & Serververbindung
  • umfangreiches Rechte & Rollensystem
  • sehr niedriger Speicherplatzbedarf (ca. 6-8 KB / Formular), auch in der Serverapplikation
  • frei konfigurierbare, formularübergreifende Suchmasken
  • zentrale Auswertung durch Listen, Grafiken und Reporte
  • kundenspezifische Statusdefinition generierbar
  • beliebige Exportformate (PDF/A, XML, JPG, PNG, Vektordaten…)
  • Dokumentenmanagementfunktion: Protokolle suchen & verwalten

 

Messen und Kongresse

RETTmobil 2018
Fulda, 16.05.2018 bis 18.05.2018
Messestand: Thieme DokuFORM

 

DIVI Kongress 2017
Leipzig, 06.12.2017 bis 08.12.2017
Messestand: Thieme DokuFORM

 

DRK-Rettungsdienstsymposium
Hohenroda, 16.11.2017 bis 17.11.2017
Messestand: Thieme DokuFORM

 

Deutscher Teleneurologie
Kongress 2017

Erfurt, 23.06.2017 bis 24.06.2017
 

 

Technische Unterstüzung im Helios Klinikum

Mit dem ePen System der Takwa GmbH leisten wir technische Unterstützung der Antibiotikavisite im Helios Klinikum in Erfurt. Während das Expertenteam des Antibiotic Stewardship (ABS) gemeinsam mit den behandelnden Ärzten einmal in der Woche den Antibiotikaeinsatz für jeden Patienten bespricht, werden die dabei ausgefüllten Kontrollformulare mit dem ePen automatisch digital erfasst. Die Daten stehen anschließend zur Nachbearbeitung am PC zur Verfügung und können dort umfangreich aufgearbeitet und ausgewertet werden.

 

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